Hiện nay, việc cho thuê máy in văn phòng là một giải pháp phổ biến trên thị trường. Tuy nhiên, việc thuê máy in hay mua máy mới để sử dụng thì cái nào có lợi hơn? Cách nào sẽ tối ưu chi phí hơn? Để tìm ra câu trả lời cho các câu hỏi này, hãy cùng Azonnal theo dõi bài viết dưới đây nhé.
Nên thuê máy in hay mua máy in mới 100%?
Đây chính là thắc mắc chung của rất nhiều người dùng hiện nay. Thế những tùy vào trường hợp mà bạn có thể chọn giải pháp tối ưu nhất.
Trường hợp mua máy in mới
Máy in là một thiết bị có giá thành khá hợp lý. Nhưng chi phí thay mực, bảo trì, sửa chữa và thay thế linh kiện lại không hề rẻ. Vì vậy, việc quyết định thuê hoặc mua máy in mới đóng vai trò rất quan trọng.
- Nếu bạn có ý định sử dụng máy in trong một thời gian dài (hơn 5 năm) để phục vụ cho nhu cầu công việc. Bạn nhất định phải đầu tư chi phí để mua máy mới. Điều này đảm bảo rằng bạn không phải chi tiêu cho việc bảo trì, sửa chữa, thay thế linh kiện quá thường xuyên.
- Mua một máy in chính hãng mới sẽ cho bạn quyền sở hữu toàn bộ thiết bị và bạn có toàn quyền quyết định việc sử dụng máy của mình. Nếu bạn cần sự linh hoạt và tiện lợi, việc mua máy mới là một lựa chọn tốt.
- Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo rằng máy in mà bạn đầu tư phải mang lại hiệu quả công việc tương đương với giá trị của nó. Nếu không, việc mua máy mới sẽ trở nên vô nghĩa và lãng phí chi phí.
- Cuối cùng, khi quyết định mua máy in thì tốt nhất nên lựa chọn mua máy mới. Tránh mua lại các loại máy in cũ, vì chúng thường bị hư hỏng và gây gián đoạn cho công việc của bạn.
Trường hợp thuê máy in
Để sở hữu một chiếc máy in mới, bạn sẽ phải chi trả khoản phí đáng kể. Đặc biệt đối với những công ty, doanh nghiệp mới, vấn đề tài chính có thể gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, thuê máy in là một sự lựa chọn hợp lý.
Một lợi ích khác của việc thuê máy in là bạn sẽ không phải lo lắng về chi phí sửa chữa, bảo dưỡng máy móc. Nhà cung cấp dịch vụ sẽ thực hiện các nhiệm vụ này cho bạn định kỳ. Trong khi đó, nếu bạn sở hữu một chiếc máy in mới thì bạn sẽ phải tự chi trả tất cả các khoản chi phí liên quan khi máy gặp sự cố.
Để lựa chọn được những dòng máy in mà mình ưa thích, bạn sẽ phải bỏ ra số tiền khá lớn. Đối với các dòng máy photocopy chất lượng cao, sự chênh lệch giá thường rất lớn. Thậm chí giá mua có thể lên đến hàng chục triệu đồng. Trong khi đó, chi phí thuê máy chỉ chênh lệch một khoản nhỏ, từ vài trăm nghìn đến 1 triệu đồng.
Một số lợi ích khi thuê máy in
Chúng tôi sẽ đưa ra một vài lợi ích khi chọn thuê máy in mà bạn có thể tham khảo:
Tiết kiệm thời gian
Thuê máy in là một giải pháp tối ưu để tránh tình trạng sử dụng sản phẩm cũ lỗi thời. Đây là mối quan tâm lớn đối với nhiều công ty. Thông thường, những doanh nghiệp chỉ cần máy in với các chức năng cơ bản sẽ ít bị ảnh hưởng bởi sản phẩm cũ lỗi thời.
Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp sử dụng máy in chủ yếu dựa vào các tính năng chuyên dụng, công nghệ cao thì việc này sẽ trở thành một vấn đề đáng lo ngại.
Đơn vị cho thuê hỗ trợ khi phát sinh lỗi
Nếu bạn quyết định mua máy in thì việc bảo hành, thay mực và sửa chữa khi máy bị hư hỏng sẽ là một trong những vấn đề mà bạn phải tự giải quyết. Tuy nhiên, nếu bạn thuê máy in, tất cả những vấn đề trên sẽ được đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ. Khi có sự cố xảy ra, bạn chỉ cần liên hệ và nhân viên sẽ nhanh chóng có mặt để giải quyết.
Chi phí thấp
Việc thuê máy in không chỉ giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, mà còn bảo vệ vốn hoạt động của họ. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ có mức tín dụng hạn chế và muốn tránh sử dụng thiết bị chưa thực sự quan trọng. Phương án thuê thiết bị là một lựa chọn phù hợp để tránh gánh nặng chi phí đầu tư ban đầu.
Tránh rắc rối khi mua hàng
Thuê máy in sẽ giúp công ty tránh được những phiền toái trong việc đổi trả hàng. Đồng thời giải quyết vấn đề bảo trì, bảo dưỡng máy móc một cách đơn giản. Những rắc rối này thường được nhà cung cấp thiết b giải quyết nhanh chóng.
Hơn nữa, việc thuê thiết bị càng trở nên thuận tiện hơn khi hầu hết các nhà cung cấp đều có kế hoạch bảo trì máy móc đã được bao gồm trong hợp đồng.
Một số lưu ý quan trọng khi thuê máy in
Để không mắc phải sai lầm đáng tiếc, bạn nên lưu ý một số vấn đề sau đây:
Lựa chọn thương hiệu nổi tiếng
Khi chọn máy in, bạn nên quan tâm đến các thương hiệu nổi tiếng như: Canon, Samsung, HP, Epson,… Những dòng máy này đã được nhiều người dùng đánh giá cao về tính năng, tuổi thọ và chất lượng in.
Nếu bạn định mua máy in cũ, hãy lựa chọn các dòng máy có thời gian xuất hiện khoảng 5 năm trở lại. Máy in quá cũ không chỉ có khả năng hư hỏng cao và in ấn kém chất lượng, mà còn gây khó khăn trong việc tìm kiếm linh kiện thay thế và đổ mực.
Test máy trước khi thuê
Trước hết bạn cần bật máy in lên và kiểm tra tốc độ khởi động của nó, xem có nhanh không? Sau đó, thực hiện in thử vài trang để kiểm tra tốc độ in. Đồng thời xem máy in có gặp phải bất kỳ sự cố nào không, hay máy có hoạt động mượt mà?
Chọn địa chỉ cho thuê uy tín
Nên mua hoặc thuê máy in màu, máy in các loại tại các địa điểm uy tín, có tiếng và được đánh giá là đáng tin cậy trên thị trường như là: Thiên Phú Copier`, Hưng Phúc Khang,… Nếu bạn chọn mua máy in ở những địa điểm không đáng tin cậy, sản phẩm có thể không được kiểm tra kỹ lưỡng. Hơn nữa, khi gặp sự cố về máy in trong quá trình sử dụng, bạn không thể yêu cầu chế độ bảo hành từ chính nhà cung cấp đó.
Kiểm những nút điều khiển
Cần kiểm tra các nút điều khiển trên máy in như: On, Off, các ổ Input/Output khe đặt giấy,… Mục đích là để xem máy hoạt động có tốt hay không, có bị lỗi hay không? Thông thường máy in cũ dễ bị lỗi ở các nút điều khiển. Vì vậy khi mua, bạn cần kiểm tra kỹ tất cả các nút này để đảm bảo máy hoạt động tốt.
Lời kết
Như vậy chúng tôi đã giúp bạn biết được trường hợp nào nên thuê máy in, trường hợp nào thì mua máy in mới 100%. Mong rằng, từ những thông tin mà chúng tôi chia sẻ bạn sẽ có sự lựa chọn đúng đắn và phù hợp với điều kiện của bản thân.
